Purchase dan Sales MYOB (teory)
Purchase
Purchase digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi pembelian seperti menentukan quota pembelian, membuat pesanan pembelian dan mencatatat retur pembelian. Dengan memanfaatkan modul purchase perusahaan dapat memasukkan pembelian, mencatat pembelian berulang, menyiapkan pesanan pembelian, menerima barang dagangan yang telah dipesan, memeriksa barang yang dibeli agar sesuai spesifikasi yang dipesan, melakukan pembayaran yang tepat waktu terhadap pemasok dan mengelola utang usaha secara terperinci dan akurat.
Dalam perusahaan menengah setiap ada pembelian harus diketahui dan disetujui oleh atasannya. Bagian pembelian sebelum melakukan order kepada supplier harus membuatkan order pembelian ke atasannya. Permohonan tersebut belum tentu disetujui dengan beberapa pertimbangan yang diambil oleh atasannya. Permohonan kepada atasan disebut Quote, pemesanan kepada
supplier disebut Order, dan tagihan dari
supplier kepada perusahaan disebut Bill. Tampilan Quote, Order dan Bill sama saja. Perbedaan yang mencolok adalah warna formnya.
- Quote. Form ini berguna untuk membuat permohonan atas pembelian suatu barang (item). Dalam Quote ini tidak ada jurnal akuntansinya.
- Order. Form ini berguna untuk membuat pesanan atas pembelian suatu barang (item). Enter order ada 2 kemungkinan terjadinya:
–Order
yang dilakukan tanpa membuat Quote sebelumnya.
–Order
yang dilakukan sudah dibuatkan Quote sebelumnya.
- Bill. Enter Bills adalah kegiatan memasukkan tagihan yang diterima dari supplier ke hutang perusahaan. Ada 3 kemungkinan munculnya Bill dari supplier tersebut:
–Bill (Direct Purchases)
–Change from Quote to Bill
–Change from Orders to Bill
- Keterangan pada Enter Purchases:
–Supplier : nama pemasok/supplier
–Ship to : perusahaan yang membeli (terisi otomatis)
–Purchase
# : nomor faktur pembelian
–Date : tanggal pencatatan
–Supplier
Inv# : nomor faktur penjualan (ditentukan oleh penjual)
–Received : jumlah barang yang dibeli
–Backorder : selisih jika jumlah barang yang dikirim pemasok lebih kecil
–Item
number : nomor/kode barang
–Price : harga beli barang per satuan
–Tax : pajak
–Comment : komentar kepada pemasok
–Ship Via : metode pengiriman barang
–Promised
Date : tanggal kesanggupan membayar, tanggal dimana pembayaran atas barang dijanjikan kepada penjual
–Subtotal : total dari seluruh barang yang dibeli, tidak termasuk PPN atau pajak lainnya
–Freight : biaya pengiriman barang
–Total
Amount : total biaya yang harus dibayar
–Journal
Memo : keterangan jurnal untuk pemasok
–Paid
Today : jumlah yang dibayarkan saat transaksi, uang muka jika pembayaran secara kredit
–Balance
Due : selisih antara jumlah yang sudah dibayar dengan jumlah yang belum dibayar
- Membuat recurring purchase templates
–Jenis
purchase-nya adalah Bill.
–Sebelum di Record,
klik tombol Save
Recurring. Tentukan frekuensi pembayaran dan tanggal pembayaran paling lambat dilakukan. Setelah itu Save Template.
–Setelah
recurring template dibuat, record purchase.
–Untuk melakukan pembayaran, pilih tab
Recurring Templates pada purchase register. Sorot recurring
template yang akan digunakan lalu klik tombol Use Recurring.
–Ubah tanggal menjadi tanggal saat pembayaran kali ini dilakukan lalu klik record.
- Mengubah jenis/tipe purchase
–Untuk mengubah Quote menjadi Order, buka Quote
yang akan diubah lalu klik tombol Change To Order. Atau dapat dengan menyorot Quote tersebut pada purchase register lalu klik tombol Change To Order.
–Untuk mengubah Order menjadi Bill, buka Order
yang akan diubah lalu klik tombol Change To Bill. Atau dapat denganmenyorot Order tersebut pada purchase register lalu klik tombol Change To Bill.
–Quote dapat langsung diubah menjadi Bill. Caranya sama seperti mengubah Order menjadi Bill.
- Mengubah layout purchase
–Jika barang yang dibeli merupakan suatu produk dengan bentuk fisik yang nyata, ubah layoutnya menjadi item. Caranya, klik tombol layout pada menu enter purchase lalu pilih opsi item.
–Jika barang yang dibeli berupa jasa, ubah layoutnya menjadi service. Caranya, klik tombol layout pada menu enter purchase lalu pilih opsi service.
- Purchase register digunakan untuk melihat semua transaksi pembelian yang telah dilakukan sebelumnya. Purchase register terdiri dari : quotes, orders, open bills, returns & debits, closed bills, recurring templates.
- Purchase Return & Debit. MYOB tidak menyediakan form khusus untuk pengisian retur pembelian. Cara pengisiannya sama dengan pengisian Purchase biasa, hanya untuk kolom Received diisi dalam angka minus. Setiap melakukan proses retur Anda harus melakukan 2 tahap, yaitu:
–mengurangkan invoice (Qty minus) di dalam form BILL.
–membebankan invoice yang minus tersebut ke invoice lainnya (Apply to Purchase) atau membebankan invoice
yang minus tersebut dengan penerimaan uang tunai (Received Refund) sebagai pengembalian dana jika pembelian yang diretur tersebut asalnya adalah pembelian tunai.
- Reccuring Templates. Adakalanya perusahaan selalu membeli jenis barang yang sama dengan Qty yang sama di tempat vendor yang sama pula. Kejadian itu bisa terjadi berkali-kali dalam waktu yang relatif sama. MYOB hampir menyediakan fasilitas Recurring ini di semua transaksi seperti pembelian, penjualan, pembayaran, penerimaan dan lainnya.
- Open Bill. Digunakan untuk melihat tagihan perusahaan kepada supplier yang berisikan nama-nama supplier, jumlah dan nomor tagihan. Apabila perusahaan ingin membayarnya maka.
- Close Bills. Proses transaksi pembelian yang memuat semua tagihan perusahaan pada pemasok yang telah terbayar.
Sales
Penjualan merupakan bagian yang memegang peranan penting dalam suatu perusahaan karena hasil dari penjualan merupakan sumber kelangsungan usaha. Penjualan biasanya berpengaruh pada pendapatan kas jika dilakukan secara tunai, atau pada piutang usaha jika penjualan dilakukan secara kredit. Karena aktivitas yang berhubungan dengan penjualan ini sangat penting maka perusahaan harus mencatatnya dengan tepat dan akurat. Untuk mencatat semua aktivitas yang berhubungan dengan penjualan, Anda dapat menggunakan modul sales pada MYOB Premier. Semua aktivitas penjualan yang dicatat dalam modul sales secara otomatis akan masuk dalam daftar jurnal transaksi.
- Quotes, proses transaksi penjualan yang memuat kebutuhan perusahaan
- Orders, proses transaksi penjualan yang memuat semua pesanan
- Open Invoice, proses transaksi penjualan yang memuat semua tagihan yang masih berlaku
- Return & Credit, proses transaksi penjualan yang memuat semua retur barang pesanan
- Closed Invoices, proses transaksi penjualan yang memuat semua tagihan yang telah dibayar
- Recurring Templates, proses transaksi penjualan yang memuat semua transaksi perusahaan yang berulang.
Selamat Belajar
~ Arie Kusumawati ~
Tidak ada komentar:
Posting Komentar